Privatlivspolitik – Klartboard brugere

Version 1.0 19. april 2018

Når man behandler personoplysninger er man forpligtet til at oplyse de registrerede om behandling af disse oplysninger.

Det er Klartboard-kunden (arbejdsgiveren), der som dataansvarlig, er ansvarlig for, at de registrerede er oplyst om behandling af personoplysninger i Klartboard.

Identitet og kontaktoplysninger på den dataansvarlige (arbejdsgiveren)

  • Identitet og kontaktoplysninger på den dataansvarlige oplysning fremgår af databehandleraftalen mellem Klartboard og Kunden

Klartboard kan dog oplyse følgende om behandling af personoplysninger i Klartboard:

1) Kategorier af personoplysninger

I Klartboard og tilhørende supportsystemer (herefter Klartboard) behandles en række almindelige personoplysninger, fx navn, e-mail mv., i forbindelse med brugen af Klartboard til opgavestyring på den registreredes arbejdsplads.

2) Hvorfra kommer personoplysningerne

  • Personoplysninger til brugeroprettelse i Klartboard kommer fra Kunden (navn, e-mail, team/kontor, arbejdsplads og rolle)
  • Øvrige oplysninger i Klartboard kommer fra de registrerede

3) Formålet med og retsgrundlaget for behandlingen

  • Formålet er styring af arbejdsopgaver, herunder undervisning og support til anvendelse af systemet
  • Retsgrundlaget er den registreredes ansættelseskontrakt med Klartboard-kunden

4) Modtagere af personoplysninger

  • Personoplysninger i Klartboard videregives ikke til andre modtagere

5) Opbevaring af personoplysninger

Personoplysninger i Klartboard opbevares digitalt i forskellige systemer hos underdatabehandlere:

  • Personoplysninger ifm konfiguration af Klartboard og brugeroprettelse overføres til Klart.
  • Personoplysninger ifm indfrielse af de registreredes rettigheder overføres til Klart.
  • Personoplysninger i Klartboard overføres til Itadel, som hoster Klartboard-applikationen
  • Personoplysninger i supporthenvendelser overføres til 3. lande, idet de systemer der anvendes til support (Podio og Zendesk) og hjælpevideoer (Wistia) hostes i USA. Alle tre systemer er dog certificeret efter EU – US Privacy Shield, og lever dermed op til kravene i EU’s persondataforordning.

6) Tidsrum for opbevaring

  • Personoplysningerne opbevares hos Klartboard, indtil Kunden anmoder om at få oplysningerne slettet eller tilbageleveret. Det kan fx ske som led i opsigelse af hovedaftalen eller ved sletning af enkelte medarbejdere.
  • Logdata i Klartboard-applikationen slettes løbende efter 2 år (fornavn, rolle og arbejdssted). Alle logdata slettes eller anonymiseres dog såfremt Kunden opsiger hovedaftalen.
  • Personoplysninger i supportsager (kun Zendesk) opbevares dog i 5 år uanset om hovedaftalen opsiges.

7) Retten til indsigt, berigtigelse og sletning, begrænsning samt indsigelse mod behandling

Indsigt

  • På anmodning fra Kunden leverer Klartboard en oversigt over behandling af den registreredes personoplysninger

Berigtigelse

  • På anmodning fra Kunden retter Klartboard personoplysninger om den registrerede.

Sletning (”retten til at blive glemt”)

  • På anmodning fra Kunden sletter Klartboard personoplysninger om den registrerede.

Begrænsning

  • På anmodning fra Kunden begrænser Klartboard behandling af personoplysninger om den registrerede.

Indsigelse

  • På anmodning fra Kunden stopper Klartboard behandling af personoplysninger om den registrerede.

8) Automatiske afgørelser og profilering

  • Personoplysninger i Klartboard danner ikke grundlag for profilering eller automatisk individuelle afgørelse.

 9) Klage til Datatilsynet

  • Det er muligt at indgive en klage til Datatilsynet, hvis vores behandling af personoplysninger er utilfredsstillende. Datatilsynets kontaktoplysninger findes på www.datatilsynet.dk.

Hvis du har spørgsmål

Du er altid velkommen til at kontakte vores support, hvis du har brug for hjælp eller har spørgsmål til behandlingen af personoplysninger i Klartboard: support@klartboard.dk